KPI là gì và làm sao để thiết lập KPI cho doanh nghiệp hiệu quả luôn là câu hỏi mà rất nhiều người quan tâm. Trong bài viết này, tôi muốn chia sẻ với bạn một cách thức đơn giản nhưng có thể áp dụng được cho hầu hết các trường hợp nhé.
KPIs là gì?
KPIs là gì? KPI viết tắt của KPI – Key Performance Indicator, là các chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của một người, một bộ phận hay một doanh nghiệp.
Chúng ta hay nói, nhân viên A làm rất tốt, nhân viên B làm không tốt lắm.. Thế nào là rất tốt, thế nào là tốt và thế nào là không tốt lắm? Tất cả những điều này cần phải được đánh giá thông qua hiệu quả công việc, và hiệu quả công việc thể hiện qua các chỉ số đo lường là KPI.
Trong ba từ K,P và I, theo bạn tại sao lại là Key? Đơn giản là vì đó là những chỉ số trọng yếu mà khi bạn đạt được nó, thì mục tiêu của bạn cũng sẽ đạt được.
Với nhân viên bán hàng, mục tiêu cuối cùng của bạn dành cho họ là doanh số, vậy KPI dành cho nhân viên bán hàng phải là những chỉ số trọng yếu mà khi đạt được nó, chắc chắn họ sẽ đạt được mục tiêu mà bạn đề ra.
Nguyên nhân và kết quả
Có rất nhiều chỉ số khác nhau trong doanh nghiệp, nhưng bất cứ khi nào thiết lập KPI, bạn cần phải biết những chỉ số nào là nguyên nhân, những chỉ số nào là kết quả. Bạn chỉ nên đánh giá thông qua các chỉ số là nguyên nhân dẫn đến các chỉ số khác mà thôi.
Đây là một chủ đề thực sự không đơn giản và dễ dàng nói trong vài trang của tài liệu này. Tôi sẽ cố gắng trình bày những điều căn bản nhất mang tính nguyên tắc để bạn có cái nhìn tổng quan KPIs là gì và bước đầu có thể áp dụng trong doanh nghiệp của mình.
Có một nguyên tắc bạn cần phải nhớ, cái gì không đo lường được thì bạn sẽ không bao giờ đánh giá được. Cái gì không đánh giá được thì sẽ không thể quản lý được, và khi bạn không quản lý được, bạn sẽ không thể cải tiến được nó.
Ba thành phần của KPI / KPIs
Khi thiết lập KPI / KPIs cho một vị trí nào đó, có 3 thành phần quan trọng bạn cần phải để ý:
Objectives: bạn muốn điều gì? Bạn kỳ vọng vào điều gì ở vị trí này?
Measure: Bạn sẽ đo lường nó như thế nào?
Target: Cụ thể con số mà bạn mong muốn là bao nhiêu?
KPIs là gì? KPIs có phải là để kiểm soát?
Câu trả lời là không, KPI / KPIs là để giúp cho người chủ và toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp:
Truyền thông
Đánh giá hiệu suất hoạt động
Học hỏi và cải tiến
Đưa ra quyết định và hành động
KPIs là gì và 5 bước thiết lập KPIs trong doanh nghiệp
Bước 1. Thiết lập mục tiêu
Bạn cần thiết lập mục tiêu cho doanh nghiệp và mục tiêu cho từng phòng ban, mục tiêu cho từng vị trí.
Bước 2. Đánh giá hiện tại
Xác định các phương thức ĐANG sử dụng để đánh giá hiệu quả làm việc của từng vị trí. Các phương thức đánh giá này đã đủ hay chưa? Có phù còn hợp với mục tiêu hiện tại hay không? Có khoảng cách nào giữa cách đánh giá hiện tại và mục tiêu của doanh nghiệp không?
Bước 3. Lựa chọn
Lựa chọn 5-7 đầu việc quan trọng nhất trong bản mô tả công việc của mỗi vị trí và cùng với bước 2 thiết lập phương thức đánh giá mới, các chỉ số mới. Lưu ý là cách đánh giá mới phải dựa trên các yếu tố sau đây:
Mục tiêu
Số liệu năm trước
Xu thế năm nay
Ngân sách
Bước 4. Phân tích và báo cáo.
Thiết lập hệ thống báo cáo và phân tích kết quả của từng vị trí. Hệ thống báo cáo phải đảm bảo có thể đọc một cách dễ dàng, ngắn gọn ( trên 1 trang thôi) và có biểu đồ so sánh.
Bước 5. Cải tiến
Bước này là bước rất quan trọng, vì khi mục tiêu thay đổi, chiến lược thay đổi thì KPI / KPIs cho từng vị trí sẽ thay đổi theo. KPI / KPIs phải luôn được cập nhật hàng năm dựa trên mục tiêu của doanh nghiệp.
Xin lưu ý là mọi vị trí, miễn là bạn có mô tả công việc là đều có thể thiết lập KPI cho họ, ngay cả bảo vệ.
Ví dụ thực tế
Tôi muốn kể cho các bạn nghe một câu chuyện sử dụng KPI / KPIs để bạn thực sự hiểu KPIs là gì và chúng tôi sử dụng nó như thế nào?
Doanh nghiệp này có khoảng 30 nhân viên kinh doanh và chia làm nhiều khu vực khác nhau. Trong tháng 4 và tháng 5 năm ngoái, tình hình doanh thu giảm đi rất nhiều. Một phần vì những bất lợi của thời tiết, nhưng đâu đó, tôi vẫn tin là do chưa làm hết sức có thể.
Sau khi hỏi kỹ, tôi phát hiện ra là công ty có đặt ra KPI /KPIs cho nhân viên kinh doanh là mỗi ngày liên lạc với 15 khách hàng. KPI /KPIs này đã đặt ra từ mấy năm trước. Gần như ngay lập tức tôi biết rằng là con số 15 này không còn đúng nữa.
Đo lường
Tôi gửi cho họ một file excel, ghi nhận lại các con số từng ngày của mỗi sales bao gồm: bạn liên lạc với bao nhiêu người? tỉ lệ bán hàng thành công là bao nhiêu? Mỗi lần bán được bao nhiêu tiền? Mỗi người mua lặp lại bao nhiêu lần?
Chỉ có vài con số như vậy thôi. Chúng tôi cho đo liên tục trong 2 tuần. Sau 2 tuần phân tích số liệu, họ phát hiện ra, nếu chỉ với các con số này, mỗi nhân viên chỉ có thể đạt 1/2 chỉ tiêu mà công ty đã đề ra.
Sự thật đúng là như vậy, 3 năm trước họ đặt ra KPI /KPIs này và mức doanh thu kỳ vọng lúc đó mới khoảng 10 triệu Đô la mỗi năm, trong khi năm 2016 họ đặt chỉ tiêu là gần 20 triệu Đô la. Bạn thấy đấy, một khi thiết lập KPI / KPIs sai hoặc không cập nhật, hậu quả thật khủng khiếp.
Kết quả
3 tuần sau khi điều chỉnh lại KPI /KPIs cho từng sales, doanh thu công ty gần quay trở lại mức kỳ vọng ban đầu. Bạn có thấy tuyệt vời không?
Hãy chú ý đến đoạn in nghiêng và đậm ở trên, đó là những KPI / KPIs quan trọng nhất cho một nhân viên bán hàng đấy. Bạn có thể lên Youtube, tìm đến videos có tên là 5 bước để gia tăng lợi nhuận của tôi để hiểu thêm về nó. Nếu tìm không thấy, bạn có thể email đến tôi, tôi sẽ gửi cho bạn hoặc mời bạn đến chương trình huấn luyện mô hình 6 bước để xây dựng doanh nghiệp thành công của tôi. Trong ngày huấn luyện đó, tôi cũng sẽ trình bày rất chi tiết nội dung này và ứng dụng của nó.
Một số nhóm KPI / KPIs để lựa chọn
Tôi hay nhận được các câu hỏi như là KPIs là gì hay làm sao để thiết lpj KPIs, cho tôi xin vài mẫu KPIs được không? Hãy tham khảo các KPIs mẫu dưới đây nhé.
KPIs mẫu cho Sales – KPIs mẫu cho marketing
Thị phần
Khách hàng tiềm năng phân loại theo nguồn
Số lượng khách hàng tiềm năng
Tỉ lệ chuyển đổi
Doanh thu trung bình trên mỗi khách hàng
Lợi nhuận trên mỗi khách hàng
Số lượng giao dịch trung bình trên mỗi khách hàng
Độ hài lòng của khách hàng
Số lượng khách hàng mới
Độ nhận diện thương hiệu
Số lượng khách hàng hiện có
Số lượng khách hàng được giới thiệu
Tỉ trọng doanh thu trên từng mặt hàng
Tỉ lệ khách hàng tái ký hợp đồng hay mua lại
Giá trị vòng đời của khách hàng
KPI / KPIs mẫu cho Tài chính
Doanh thu
Tỉ suất lợi nhuận ròng
Tỉ suất lợi nhuận gộp
ROI
Tiền mặt
Giá vốn hàng bán
Vòng quay tồn kho
Dòng tiền
Vay ngân hàng
Lưu kho
Tuổi nợ
EBITDA
Chi phí sửa chữa hàng năm
Tỉ lệ nợ và tài sản
Đầu tư nghiên cứu và phát triển
Chi phí đào tạo
Chi phí marketing
Khấu hao tài sản
Tài sản cố định
Nợ ngắn hạn
Chi phí lãi vay
Nợ xấu
Chiết khấu
KPI / KPIs mẫu cho hoạt động hàng ngày
Chi phí trên mỗi sản phẩm
Số lượng nhân viên
Chi phí
Thời gian phản hồi cho khách hàng
Timeliness
Dịch vụ sau bán hàng
Phần trăm hay số lượng sản phẩm phải bảo hành
Trả hàng
Sai sót khi giao hàng
Số lượng khách hàng phản hồi
Số lượng đơn hàng bị hủy trước khi giao
Số lượng đơn hàng giao sai
Giờ công lao động
Thời gian phải làm thêm
Thời gian bị gián đoạn kinh doanh
Chi phí bảo trì
KPI / KPIs mẫu cho nhân sự
Số lượng nhân viên
Số lượng quản lý
Tỉ lệ quản lý trên nhân viên
Nghỉ việc
Số lượng nhân viên mới
Số giờ đào tạo trên mỗi nhân viên
Chi phí đào tạo trên mỗi nhân viên
Chi phí tuyển dụng nhân sự mới
Phần trăm nhân viên được đào tạo đầy đủ
Tỉ lệ biến động nhân sự
Độ hài lòng của nhân viên
Kết quả hoạt động trên mỗi nhân viên
Doanh thu trên mỗi nhân viên
Hiệu suất hoạt động
KPI / KPIs cho nhà cung cấp
Độ hài lòng với nhà cung cấp
Thời gian phản hồi
So sánh chi phí trên từng nhà cung cấp
Giao hàng đúng hẹn
Độ hài lòng
Số lượng hay phần trăm hàng lỗi
Công nợ
Số lượng nhà cung cấp
Độ hài lòng của nhà cung cấp
Lợi nhuận cho nhà cung cấp
Phản hồi với nhà cung cấp
Thanh toán
KPI / KPIs cho đổi mới sáng tạo
Doanh thu trên sản phẩm mới hàng năm
Doanh thu từ thị trường mới
Doanh thu từ phân khúc khách hàng mới
Số lượng khách hàng mới
Thời gian ra thị trường của sản phẩm mới
Thời gian ra thị trường của dịch vụ mới
Ngân sách hàng năm cho R & D
Comments