Hệ thống doanh nghiệp một cách hiệu quả có thể tiết kiệm thời gian, tiền bạc, hạn chế sự sai sót cho bạn và team của bạn. Quy tắc cơ bản cho hệ thống doanh nghiệp là : Hệ thống hóa các công việc hằng ngày, con người giải quyết những điều ngoại lệ.
Tất cả những gì không được hệ thống hóa thì cần con người điều hành. Luôn luôn xem xét đến việc tạo ra quy trình hệ thống hơn là thuê nhiều người. Hệ thống doanh nghiệp có nghĩa là mọi việc được hoàn thành một cách nhất quán, bất kể là ai trong nhóm
Nhớ rằng
Hệ thống điều hành doanh nghiệp của bạn
Con người điều hành hệ thống
Bạn lãnh đạo con người
Bốn bước cơ bản để hệ thống doanh nghiệp
Sơ đồ cho quy trình
Bạn cần phải sơ đồ hóa một lượt các quy trình để đảm bảo mọi thứ ăn khớp với nhau, thậm chí là loại bỏ những dư thừa không cần thiết.
Ghi lại cách nó được thực hiện
Yêu cầu thành viên trong team hiện đang thực hiện công việc viết ra từng bước khi thực hiện một nhiệm vụ. Người này sau đó tìm một người mới để thực hiện nhiệm vụ đó theo các bước đã ghi.
Nếu người hiện làm việc đó phải giải thích bất cứ thứ gì cho người mới thì thông tin đó sẽ được thêm vào quy trình. Khi đã hoàn thành bắt đầu lại với người khác cho đến khi bạn chứng minh rằng bất kì ai cũng có thể thực hiện nhiệm vụ đó mà không cần sự hỗ trợ.
Đo lường kết quả bằng cách sử dụng KPI
Thông thường mỗi đầu việc sẽ có ít nhất 5 chỉ số quan trọng để đo lường cách mà một người đã thực hiện việc đó. Hãy suy nghĩ xem bạn sẽ sử dụng 5 chỉ số nào để đo lường cho từng việc. Ví dụ, với người bán hàng thì đó là số khách hàng tiềm năng tạo ra được, tỉ lệ chuyển đổi, doanh thu trung bình mỗi lần bán, số lần mua lặp lại, sự hài lòng, tỉ suất lợi nhuận gộp…
Cho phép hệ thống thay đổi khi doanh nghiệp phát triển
Hãy đảm bảo rằng hệ thống của bạn tự điều chỉnh để cho phép nó phát triển cùng tiến độ mà doanh nghiệp của bạn phát triển
Làm sao để biết cần hệ thống ở đâu?
Khi bạn bắt đầu hệ thống doanh nghiệp của mình, hãy tự hỏi các câu hỏi sau:
Việc gì bạn đang thường xuyên làm mà một thành viên khác hoàn toàn có thể làm được?
Có điều gì bạn đang thích làm, nhưng thực ra team của bạn có thể thay thế được không?
Có điều gì bạn đang ghét làm mà vẫn phải làm không?
Có điều gì bạn đang làm mà các công cụ trực tuyến, các giải pháp công nghệ sẽ làm tốt hơn nhiều không?
Một số gợi ý cho việc hệ thống doanh nghiệp
Đừng làm phức tạp quá, nếu không mọi người sẽ không theo chúng. Đơn giản mọi thứ!
Sử dụng nhiều hình ảnh, video, thu âm… Điều này làm cho hệ thống dễ dàng hơn khi tuân thủ.
Mọi thứ cần được lưu trữ ở một nơi dễ tìm kiếm và dễ dàng truy cập. Mọi thành viên đều được yêu cầu định kỳ kiểm tra xem những đầu việc mình làm hàng ngày có đang được hỗ trợ một cách đầy đủ không và có biểu mẫu rõ ràng không?
Danh sách các đầu việc nên được hệ thống
Hệ thống vận hành văn phòng hàng ngày
Trả lời điện thoại
Nhận và trả lời thư tín/email
Mua và bảo dưỡng các thiết bị văn phòng
Gửi fax và email
Giai quyết yêu cầu phát sinh từ nội bộ hoặc bên ngoài
Sao lưu và lưu trữ dữ liệu
Hệ thống phát triển sản phẩm
Phát triển và bảo vệ sản phẩm một cách hợp pháp
Phát triển bao bì và các tài liệu liên quan ( catalogues)
Phát triển phương thức và quy trình sản xuất
Phát triển quy trình quản lý chi phí và đấu thầu sản xuấ
Hệ thống sản xuất và kho
Lựa chọn nhà cung cấp
Xác định sản phẩm hay dịch vụ đang được bảo hành hoặc tới hạn
Xác lập giá sản phẩm hay dịch vụ( bán lẻ và bán sỉ)
Xác lập quy trình mua sắm để sản xuất và tồn kho
Nhận và lưu kho sản phẩm
Điều chỉnh hàng tồn kho và số liệu kế toán
Hệ thống xử lý và theo dõi đơn đặt hàng
Nhận đơn hàng và ghi nhận lại bằng mail, fax, phone, online
Hoàn thành và đóng gói các đơn đặt hàng
Xác nhận các chi tiết trước khi sản phẩm hay dịch vụ được giao
Gửi các đơn hàng
Hệ thống quản lý chi phí vận chuyển
Hệ thống theo dõi đơn hàng
Hệ thống lập hóa đơn và tài khoản phải thu
Lên hóa đơn cho khách hàng
Nhận thanh toán và phương thức thanh toán ( tiền mặt, séc, hoặc thẻ tín dụng)
Theo dõi các khoản tín dụng của khách hàng và các khoản phải thu
Quy trình thu hồi công nợ cho các khoản phải thu và các khoản quá hạn
Hệ thống chăm sóc khách hàng
Quy trình nhận hàng trả lại và trả tiền cho khách
Trả lời những phản ánh của khách hàng
Thay thế những sản phẩm lỗi hay cung cấp dịch vụ bảo hành
Đo lường chất lượng và sự chuyên nghiệp trong việc cung cấp dịch vụ
Hệ thống khoản phải trả
Quy trình mua và phê duyệt việc mua
Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp
Hệ thống Sales và Marketing
Xây dựng kế hoach marketing tổng hợp
Thiết kế và sản xuất vật liệu quảng cáo
Phát triển khách hàng tiềm năng
Tạo ra kế hoạch quảng cáo
Xây dựng kế hoạch quan hệ công chúng
Xây dựng kế hoạch thư trực tiếp
Phát triển và duy trì hệ thống dữ liệu
Phát triển và duy trì website
Phân tích và theo dõi số liệu sales
Liên tục đo lường số lượng và nguồn gốc khách hàng
Đo lường tỉ lệ chuyển đổi cho từng nhân viên bán hàng
Đo lường số tiền trung bình cho các thành vi
Đo lường tỉ suất lợi nhuận
Hệ thống con người và đào tạo
Quy trình tuyển dụng
Huấn luyện nhân viên
Quy trình trả lương
Chương trình giới thiệu nhân sự mới hay thăng chức cho thành viên
Mô tả vị trí công việc thành viên
Kế hoạch nghề nghiệp
Văn hóa công ty
Tầm nhìn và sứ mệnh công ty
Đánh giá hiệu suất làm việc của team
Giải quyết xung đột
Kế hoạch nhân sự dự phòng
Hệ thống dự phòng
Hệ thống kế toán tổng hợp
Quản lý quy trình kế toán ngày , tuần, tháng, năm
Hoàn thành và theo dõi ngân sách tháng và năm
Hoàn thành bảng cân đối kế toán hàng tháng
Cập nhật bảng dòng tiền ngày và tuần
Quản lý tiền mặt với các nhu cầu vay trong tương lai được đảm bảo và có sẵn
Lập ngân sách và dự báo
Báo cáo thuế – lương và khấu trừ thanh toán
Hoàn thành bảng cân đối kế toán ngân hàng
Duy trì đăng kí tài sản bao gồm khấu hao
Hệ thống doanh nghiệp cho các mục tiêu chung
Đàm phán, soạn thảo, thực hiện hợp đồng
Phát triển và bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ
Quản lý nhu cầu bảo hiểm và bảo hiểm
Báo cáo và nộp thuế
Lập kế hoạch cho các loại thuế
Quản lý và lưu trữ hồ sơ
Bảo dưỡng thiết bị
Duy trì quan hệ nhà đầu tư/ cổ đông
Quy trình lưu thông tin
Đảm bảo an toàn về pháp lý
Xây dựng kế hoạch kinh doanh để phát triển
Hệ thống quản lý các tài sản
Duy trì và thiết kế hệ thống điện thoại và điện
Nâng cấp thiết bị văn phòng
Giấy phép và lệ phí
Giấy phép nhượng quyền
Cấp phép cho các đối tác nhượng quyền
Đảm bảo an ninh toàn cho các trang thiết bị và tài sản
Comments